Notice générale d’information sur la protection des données personnelles

Chez Novartis, nous veillons à la protection de vos données personnelles.

 Les sociétés du groupe Novartis (Novartis Pharma SAS / Sandoz/ Laboratoires Alcon) sont amenées à traiter des données personnelles vous concernant, dans le cadre de notre mission. Nous nous devons de les protéger. Nous prenons soin également de les traiter avec parcimonie en les utilisant seulement si cela est justifié.

Vous pouvez avoir des questions légitimes : quelles sont les données personnelles que nous avons collectées ? Quand, comment et pourquoi utilisons-nous ces données ? C’est pourquoi nous mettons ci-dessous à votre disposition toutes les informations sur le traitement de vos données par Novartis et sur l’exercice de vos droits.  Nous restons également à votre disposition pour répondre à toutes vos questions sur ce sujet, que vous pouvez nous adresser à l’email suivant : [email protected] (pour Novartis Pharma SAS) / [email protected] (pour Sandoz) / [email protected] (pour Laboratoires Alcon).

Notre mission est de proposer de nouveaux traitements pour améliorer et prolonger la vie, en collaboration avec vous. Votre confiance est donc essentielle et, par conséquent, nous nous engageons à faire de notre mieux pour veiller à la protection de vos données personnelles.    

25 mai 2018

Cette notice d’information sur la protection des données personnelles s’adresse:

• Aux professionnels de santé avec lesquels nous créons ou maintenons une relation professionnelle ;
• A nos clients ou prospects personnes physiques ;
• Aux représentants ou aux salariés de nos clients ou prospects personnes morales. 

Vous recevez cette notice d’information sur la protection des données personnelles parce que nous, Novartis Pharma SAS / Sandoz / Laboratoires Alcon, en tant que société du groupe Novartis, traitons des informations vous concernant, informations qui constituent des « données à caractère personnel » et nous portons une grande attention à la protection de vos données personnelles et de votre vie privée.

Novartis Pharma SAS / Sandoz / Laboratoires Alcon décide pourquoi et comment un traitement de vos données personnelles est effectué et agit ainsi comme « responsable du traitement ». Elle peut agir seule ou en coordination avec une autre société du groupe Novartis, qui sera alors « co-responsable du traitement ». Dans cette notice d’information sur la protection des données personnelles, « nous » ou « notre » désignent Novartis Pharma SAS / Sandoz / Laboratoires Alcon.

Nous vous invitons à lire attentivement cette notice d’information sur la protection des données personnelles. Elle précise les raisons pour lesquelles nous avons besoin de collecter vos données, comment elles sont utilisées et protégées, combien de temps elles seront conservées et tous les droits dont vous disposez.

Si vous avez d’autres questions concernant le traitement de vos données personnelles, nous vous invitons à contacter votre contact local, responsable de la protection des données personnelles, à l’adresse [email protected] (pour Novartis Pharma SAS) / [email protected] (pour Sandoz) / [email protected] (pour Laboratoires Alcon). 

1. Quelles informations avons-nous à votre sujet ?

Nous pouvons collecter diverses catégories de données à caractère personnel vous concernant, y compris :

• Vos données d’identification et informations d’ordre général (par exemple, nom, prénom, sexe, adresse électronique et/ou adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile) ;
• Des données relatives à votre profession (par exemple, fonctions et titre de votre poste, nom de la société, ainsi que pour les professionnels de santé, première et seconde spécialité, année d’obtention du diplôme de médecine, publications, activités dans le cadre des congrès, prix, biographie, formation, liens avec les universités, expertise et participation/contribution aux essais cliniques, à des guides, comités de rédaction et/ou organisations) ;
• Vos informations de paiement (par exemple, montants versés, informations concernant la carte de crédit et le compte bancaire, le numéro de TVA et autre numéro d’identification fiscale) ;
• Identifiant unique donné par Novartis et classification ;
• Vos données d’identification électronique requises pour la fourniture de produits ou de services à notre société (par exemple, connexion, droit d’accès, mots de passe, numéro de badge, adresse IP, identifiants en ligne/cookies, fichiers de journalisation, date et heure d’accès et de connexion, enregistrement d’images ou de sons tels que les photos de badge, la vidéosurveillance ou les enregistrements sonores) ;
• Information concernant vos usages, votre profil, les types de messages échangés avec vous, vos réponses et/ou vos préférences, y compris en matière de canaux de communication et de fréquence ;
• Données que vous nous fournissez, par exemple quand vous remplissez des formulaires ou lors des évènements auxquels vous assistez, ou quand vous répondez aux questions lors d’une conversation ou à l’occasion d’une enquête ;
• Données relatives à nos produits ou services ;
• Et des informations relatives aux activités/interactions promotionnelles, scientifiques et médicales que vous avez avec nous, y compris les possibles futures interactions.

Ces informations sont fournies par vous directement, par nos partenaires (c’est-à-dire, les personnes morales pour lesquelles vous travaillez) ou par des tiers (par exemple, la société IQVIA, les autorités ou les organismes de santé), ou bien obtenues à travers des sources fiables accessibles au public (telles que PubMed, Clinical Trials.gov, les sites internet des congrès ou des universités).

Si vous avez l’intention de nous fournir des données personnelles qui concernent d’autres individus (par exemple, vos collègues), vous devez fournir directement aux individus concernés, ou par le biais de leur employeur, une copie de cette notice d’information sur la protection des données personnelles. 

2. Pour quelles finalités et sur quel fondement utilisons-nous vos données personnelles ?

2.1 Finalités du traitement

Nous traitons toujours vos données personnelles pour des finalités spécifiques et nous n’effectuons que des traitements de données personnelles qui sont pertinents pour atteindre cette finalité. En particulier, nous traitons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

• Gérer notre relation avec vous (par exemple, à travers nos bases de données) ;
• Mettre en œuvre des mesures pour préparer ou exécuter des contrats existants ;
• Assurer la preuve des transactions et assurer les publications requises par nos obligations de transparence ;
• Vous fournir une information adéquate et à jour sur des pathologies, des médicaments ainsi que sur nos produits et services ;
• Améliorer la qualité de nos interactions et de nos services en adaptant nos offres à vos besoins spécifiques ;
• Répondre à vos demandes et vous fournir une aide efficace ;
• Vous envoyer des enquêtes et sondages (par exemple, pour nous aider à améliorer nos futures interactions avec vous) ;
• Vous envoyer des communications et des interactions (par exemple, à travers la constitution d’une base de données permettant de consigner les interactions avec les professionnels de santé ou assurer les plannings d’appels, ainsi que l’exécution, le reporting et le suivi des appels) ;
• Suivre vos activités (par exemple, mesurer/anticiper les interactions ou les ventes, le nombre de rendez-vous/d’appels) ;
• Vous inviter à des évènements ou des réunions promotionnelles que nous organisons ou soutenons (par exemple, des évènements scientifiques, speaker events, conférences) ;
• Vous donner accès à nos modules de formation vous permettant de nous fournir certains services ;
• Gérer nos ressources informatiques, y compris la gestion des infrastructures et la continuité des affaires ;
• Protéger les intérêts économiques de notre société, assurer la conformité de nos activités et notamment : assurer la conformité avec nos politiques internes, le respect de nos obligations fiscales ; assurer la traçabilité et le suivi des signalements de pharmacovigilance ; assurer le signalement des abus, la gestion des cas allégués d’abus ou agissements frauduleux, mener des activités d’audits et se défendre dans le cadre d’un litige) ;
• Gérer les opérations de fusions et acquisitions impliquant notre société ;
• Conservation des archives et des enregistrements ;
• Facturation et encaissement ;
• Et toute autre finalité imposée par la loi et les autorités.

2.2 Base légale du traitement

Nous traitons vos données personnelles uniquement si ce traitement est justifié et conforme aux dispositions légales en vigueur. Par conséquent, nous traiterons vos données personnelles uniquement si :

- Nous avons obtenu votre consentement préalable ;

- Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ; 

- Le traitement est nécessaire au respect de nos obligations légales ou règlementaires ;

- Ou le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons et n’affecte pas indûment vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux.

Veuillez noter que quand nous traitons vos données personnelles sur ce dernier fondement, nous cherchons toujours à maintenir un équilibre entre nos intérêts légitimes et votre vie privée.  Exemples d’« intérêts légitimes » pour lesquels des traitements de données sont effectués :

• Faire bénéficier de services de meilleure qualité (par exemple, nous pouvons choisir d’utiliser certaines plateformes mises en place par certains prestataires pour traiter des données) ;
• Fournir nos produits et services ;
• Développer une relation de proximité et de confiance avec les professionnels de santé;
• Promouvoir les innovations de Novartis dans le secteur pharmaceutique;
• Gérer les ressources humaines et financières de Novartis et optimiser ainsi les interactions avec les professionnels de santé; 
• Assurer que le traitement adapté soit proposé aux patients grâce à une meilleure information des professionnels de santé ; 
• Prévenir la fraude ou les activités criminelles, les mauvaises utilisations de nos produits ou services et assurer la sécurité de nos systèmes informatiques, nos architectures et nos réseaux ;
• Vendre une partie de nos activités ou nos actifs ou permettre l’acquisition de tout ou partie de nos activités ou actifs par un tiers ;
• Et respecter nos objectifs en matière de responsabilité sociale et organisationnelle.

Si vous souhaitez davantage d’informations, nous vous invitons à nous contacter (voir la section 6 ci-dessous).

3. Qui a accès à vos données personnelles et à qui sont-elles transférées ?

Vos données personnelles sont importantes, nous nous devons de vous donner la liste exhaustive des personnes / personnes morales susceptibles d’y avoir accès. En aucun nous ne transférons des données si cela n’est pas justifié.

Par ailleurs, nous ne vendons, ne partageons, ne transférons à des tiers aucune autre donnée personnelle vous concernant que celles indiquées dans cette notice d’information.

Les tiers listés ci-dessous sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles en conformité avec la loi applicable.

La liste des catégories de destinataires potentiels est la suivante :

• Notre personnel (y compris le personnel, les départements ou les autres sociétés du groupe Novartis) ;
• Nos agents indépendants ou courtiers (le cas échéant) ;
• Nos fournisseurs et prestataires de services ;
• Nos prestataires de systèmes d’information, nos prestataires de service Cloud, nos prestataires de bases de données et nos consultants ;
• Nos partenaires commerciaux avec lesquels nous-mêmes ou les sociétés du groupe Novartis offrent des produits ou des services ;
• Tout tiers à qui nous avons assigné ou transféré nos droits ou obligations ; 
• Et nos conseillers ou avocats dans le cadre d’une vente ou d’un transfert de tout ou partie de nos activités ou actifs.

Vos données personnelles peuvent aussi être accessibles par, ou transférées à tout organisme de régulation, autorité étatique, juridiction ou organisme public national et/ou international, lorsque nous y sommes contraints par la loi ou les règlements, ou à leur demande.

Les données personnelles vous concernant que nous collectons peuvent aussi être traitées, accessibles ou conservées dans un pays en dehors du pays où Novartis Pharma SAS / Sandoz / Laboratoires Alcon est située, pays qui peut ne pas offrir le même niveau de protection des données personnelles.
 

Transferts internationaux

 Si nous transférons vos données personnelles à des sociétés situées dans d’autres juridictions, nous nous assurerons de protéger vos données personnelles

i) en appliquant le niveau de protection requis par les réglementations de protection des données personnelles et de la vie privée applicables à Novartis Pharma SAS / Sandoz / Laboratoires Alcon, ii)en agissant conformément à nos politiques internes et standards et, iii)s’agissant de sociétés du groupe Novartis situées dans l’Espace Economique Européen (c’est-à-dire, les Etats membres de l’Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège, « EEE »), en transférant seulement vos données personnelles sur le fondement des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, sauf indication en sens contraire. Vous pouvez demander plus d’informations au sujet des transferts internationaux de données personnelles et obtenir une copie des protections adéquates mises en place en exerçant vos droits comme décrit à la Section 6 ci-dessous.

 Concernant les transferts de données personnelles aux autres sociétés du groupe, le groupe Novartis a adopté des Règles Internes d’Entreprise qui sont un système de principes, de règles et d’outils destiné à garantir des niveaux effectifs de protection des données personnelles en cas de transfert de données en dehors de l’EEE et de la Suisse. Pour en savoir plus sur les Règles Internes d’Entreprise de Novartis, cliquez sur le lien https://www.novartis.com/sites/www.novartis.com/files/bcr-individual- rights-2012.pdf ou https://www.novartis.fr/politique-de- confidentialite.

4.Comment protégeons-nous vos données personnelles ? 

La sécurité des données personnelles est une de nos préoccupations majeures. Nous mettons en place les moyens et techniques pour garantir une protection adéquate de vos données. Il s’agit de prévenir d’éventuelles pertes, destruction, détournements ou altérations des données que vous nous auriez communiquées.

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles afin de garantir un niveau approprié de sécurité et de confidentialité à vos données personnelles.

Ces mesures prennent en compte :

1.  L’état de l’art des technologies ;
2.  Le coût de leur mise en œuvre ;
3.  La nature des données ; 
4.  Et le risque du traitement.

La finalité qui en résulte est leur protection contre la destruction ou l’altération de manière accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, la divulgation ou l’accès non autorisé et contre d’autres formes illicites de traitement

De plus, nous prenons garde à :

• Collecter et traiter uniquement les données personnelles qui sont adéquates, pertinentes et non excessives, en vue de poursuivre les finalités déterminées indiquées ci-dessus ; 
• Et assurer que vos données personnelles sont à jour et exactes.

Pour ce faire, nous pouvons vous demander de confirmer l’exactitude des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous êtes aussi invité à nous informer de façon spontanée de tout changement dans votre situation personnelle afin que nous puissions nous assurer que vos données personnelles sont mises à jour

5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles uniquement le temps nécessaire afin d’accomplir la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou pour remplir des obligations légales ou règlementaires.

Les données personnelles vous concernant que nous détenons dans notre base de données et qui ne sont pas relatives à un contrat spécifique seront stockées pendant une durée de 24 mois suivant votre dernière interaction avec nous.

Dans le cadre d’un contrat, la durée de conservation correspond à la durée du contrat que vous-même (ou votre société) avez conclu avec nous, à moins que des obligations légales ou règlementaires n’imposent un délai de conservation plus long ou plus court. A l’issue du délai de conservation, vos données personnelles seront supprimées de nos systèmes actifs.

Les données personnelles collectées et traitées dans le contexte d’un litige sont supprimées ou archivées au moment où

i) un accord amiable a été conclu, ii) une décision de justice en dernier ressort a été rendue, iii) ou la demande devient prescrite.

6. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Vous disposez des droits sur vos données dans les conditions et selon les limites autorisées par la réglementation. Ces droits sont ceux de :  

• Accéder à l’ensemble de vos données: vous pouvez obtenir des informations relatives au traitement de vos données ainsi qu’une copie de celles-ci ;
• Rectifier et mettre à jour vos données personnelles si vous pensez par exemple qu’une de vos informations est incorrecte, obsolète ou incomplète, le droit de demander leur correction ou leur mise à jour ;
• Effacer : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles ;
• Demander une limitation des traitements des informations ;
• Vous opposer au traitement de vos données personnelles (pour tout ou partie) ;
• Retirer votre consentement à tout moment pour le traitement de vos données soumis à votre consentement ;
• Donner des instructions sur le sort de vos données après votre décès ;
• Demander la portabilité c’est-à-dire que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient restituées ou transférées à une personne de votre choix, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Si vous avez une question ou si vous souhaitez exercer vos droits décrits ci-dessus, vous pouvez envoyer un email à l’adresse [email protected] (pour Novartis Pharma SAS) / [email protected] (pour Sandoz) / [email protected] (pour Laboratoires Alcon) accompagné d’une photocopie de votre pièce d’identité afin de vous identifier, étant entendu que nous l’utilisons uniquement pour vérifier votre identité et que nous ne conservons pas cette photocopie après vérification de votre identité. Quand vous nous envoyez cette photocopie, veillez à occulter votre photographie et votre numéro national d’immatriculation ou son équivalent.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez adresser une réclamation à notre délégué à la protection des données [email protected], qui étudiera vos demandes.

Dans tous les cas, vous avez aussi le droit de déposer plainte auprès des autorités de protection des données compétentes (pour la CNIL : www.cnil.fr).

7. Comment serez-vous informé des changements survenus dans notre Notice d’information sur la protection des données personnelles ?

Vous serez informé de tous futurs changements ou ajouts concernant le traitement de vos données personnelles décrit dans cette notice d’information, par avance et de façon individuelle, à travers nos canaux de communication habituels (par exemple, par email ou par le biais de nos sites internet).