Octobre 2023
Cette notice d’information sur la protection des données personnelles s’adresse :
- Aux personnes qui fournissent des informations sur la sécurité de nos produits, qui demandent des informations médicales et qui soumettent des plaintes concernant la qualité des produits ; et
- Aux personnes qui font l'objet de demandes d'informations médicales et de plaintes relatives à la qualité des produits.
Novartis Pharma SAS traite les informations de ces personnes, informations qui constituent des « données personnelles » et porte une grande attention à la protection des données personnelles et de la vie privée
Novartis Pharma SAS, en tant que titulaire d’autorisations de mise sur le marché de médicaments, décide pourquoi et comment un traitement de vos données personnelles est effectué et agit ainsi comme « responsable du traitement ». Elle peut exercer cette responsabilité seule ou conjointement avec d'autres sociétés du groupe Novartis, agissant en tant que « responsable conjoint du traitement ». Dans cette notice d’information, les termes « nous » ou « notre » font référence à Novartis Pharma SAS. Nous vous invitons à lire attentivement cette notice d’information. Elle précise les raisons pour lesquelles nous avons besoin de collecter vos données, comment elles sont utilisées et protégées, combien de temps elles seront conservées et tous les droits dont vous disposez.
Quelles sont les informations dont nous disposons à votre sujet ?
Les informations que nous pouvons détenir à votre sujet peuvent être fournies directement par vous ou par des tiers (par exemple, le professionnel de santé qui vous prend en charge). Nous pouvons recueillir diverses catégories de données personnelles vous concernant, notamment :
- Votre nom et vos coordonnées pour pouvoir vous rappeler si des informations supplémentaires étaient nécessaires et/ou pour répondre à votre requête ;
- Des informations vous concernant permettant de déterminer si vous êtes un professionnel de santé ou un patient.
Pour quelles finalités et sur quel fondement utilisons-nous vos données personnelles ?
Nous traitons les données personnelles que nous pouvons détenir à votre sujet uniquement si ce traitement est justifié et conforme aux dispositions légales en vigueur. Nous traitons toujours vos données personnelles pour des finalités spécifiques et n’effectuons que des traitements de données personnelles qui sont pertinents pour atteindre cette finalité. Par conséquent, nous traiterons vos données personnelles uniquement si cela est justifié de façon appropriée et pour les finalités suivantes :
| Finalités du traitement | Justification (base légale)< |
Répondre aux demandes d'informations médicales, par exemple en ce qui concerne la disponibilité des produits, les données cliniques, la posologie et l'administration, la formulation et la stabilité, et les interactions avec d'autres médicaments, aliments et conditions. Répondre aux plaintes concernant la qualité de nos produits, telles que tout défaut de qualité et/ou d'efficacité, de stabilité, de fiabilité, de sécurité, de performance ou d'utilisation. | Nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons. Nécessaire au respect des obligations légales en matière de sécurité des médicaments et des dispositifs médicaux et/ou pour assurer la sécurité des médicaments dans un intérêt public important. |
| Répondre à d'autres questions ou demandes et améliorer nos produits et services. | Nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons. |
| Respecter nos politiques et les exigences légales, réglementaires et de conformité, ainsi que mener des audits et se défendre en cas de litige. | Nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons. Nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. |
Veuillez noter que, lorsque nous traitons vos données personnelles sur le fondement de nos intérêts légitimes que nous poursuivons, nous cherchons toujours à maintenir un équilibre entre nos intérêts légitimes et votre vie privée.
Exemples d’« intérêts légitimes » pour lesquels des traitements de données sont effectués :
- Fournir aux professionnels de santé les connaissances nécessaires liées à nos médicaments et aux progrès scientifiques de Novartis ;
- Veiller à ce qu’un traitement adapté soit proposé aux patients grâce à une meilleure information des professionnels de santé ;
- Faire bénéficier de services de meilleure qualité (par exemple, nous pouvons choisir d’utiliser certaines plateformes mises en place par certains prestataires pour traiter des données) ;
- Prévenir la fraude ou les activités criminelles, les mauvaises utilisations de nos produits ou services et assurer la sécurité de nos systèmes informatiques, de notre architecture et de nos réseaux ;
- Vendre une partie de nos activités ou nos actifs ou permettre l’acquisition de tout ou partie de nos activités ou actifs par un tiers ; et
- Atteindre nos objectifs en matière de responsabilité sociale et organisationnelle.
Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur le test de mise en balance des intérêts spécifiques susmentionnés en adressant une demande expresse à Novartis.
Qui a accès à vos données personnelles et à qui sont-elles transférées ?
Dans le cadre de nos activités et pour les mêmes finalités que celles énumérées dans cette notice d’informations, vos données personnelles peuvent être accessibles ou transférées aux catégories de destinataires suivants, dans la mesure où ils justifient d’un besoin pour accomplir ces finalités:
- Notre personnel (y compris respectivement le directeur de l’information médicale ou le directeur de l’assurance qualité et leurs équipes ; le pharmacien responsable et ses représentants, dans les limites de leurs attributions ; les personnes habilitées des services juridique, qualité et sécurité du médicament, en fonction des dossiers qu’elles ont à traiter dans le cadre de la gestion des réclamations ; au service chargé des audits, de manière ponctuelle et motivée, pour vérifier le respect des exigences réglementaires ou internes)
- Les autres sociétés du groupe Novartis, en particulier Novartis AG, la maison-mère du groupe Novartis, lorsqu’elles participent à l’exploitation ou à la commercialisation du médicament, du dispositif médical ou du produit mis en cause ;
- D’autres entreprises pharmaceutiques et de dispositifs médicaux, dont un médicament, un dispositif ou un produit pourrait être mis en cause, à l’exception des données directement identifiantes de la personne prenant contact avec nous ;
- Les professionnels de santé participant au suivi du patient et les professionnels de santé ou autres professionnels pouvant apporter un complément ; et
- Les prestataires de services intervenant pour le compte et sous la responsabilité des sociétés du groupe Novartis, tels que les prestataires de systèmes d’information et d'hébergement de données, nos conseillers ou avocats, et les autres prestataires de services dans le cadre de la gestion des demandes reçues (y compris les fournisseurs de centres d'appels). Ces tiers sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, conformément à la législation applicable.
Les données personnelles que nous recueillons auprès de vous peuvent également être traitées, accessibles ou conservées dans un pays autre que celui où se trouve Novartis Pharma SAS, pays qui peut ne pas offrir le même niveau de protection des données personnelles.
Si nous transférons vos données personnelles à des sociétés situées dans d'autres juridictions, nous nous assurerons de protéger vos données personnelles i) en appliquant le niveau de protection requis par les règlementations de protection des données personnelles et de la vie privée applicables à Novartis Pharma SAS, ii) en agissant conformément à nos politiques internes et standards et, iii) en transférant seulement vos données personnelles sur le fondement des Clauses contractuelles types approuvées respectivement par la Commission européenne ou par le Préposé fédéral suisse à la protection des données et à la transparence.
Pour les transferts de données personnelles entre les filiales et les sociétés affiliées de Novartis, le groupe Novartis a adopté des Règles d'entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules), un système de principes, de règles et d'outils, prévu par le droit européen, destiné à garantir des niveaux efficaces de protection des données personnelles lors des transferts de données en dehors de l'Espace Economique Européen (c’est-à-dire les Etats membres de l’Union européenne, ainsi que l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège, « EEE »), et de la Suisse. Pour en savoir plus sur les Règles d’entreprise contraignantes de Novartis, cliquez ici.
Vous pouvez demander plus d’informations au sujet des transferts internationaux de données personnelles et obtenir une copie des protections adéquates mises en place en exerçant vos droits comme décrit à la Section dédiée ci-dessous.
Comment protégeons-nous vos données personnelles
Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées conçues pour assurer un niveau adéquat de sécurité et de confidentialité à vos données personnelles. Ces mesures prennent en compte :
- L’état de l'art des technologies ;
- Les coûts de leur mise en œuvre ;
- La nature des données ; et
- Le risque du traitement.
Ces mesures ont pour but de protéger vos données personnelles de la destruction ou de l'altération de manière accidentelle ou illicite, de la perte accidentelle, de la divulgation ou de l'accès non autorisé et d'autres formes illicites de traitement.
En outre, quand nous traitons vos données personnelles, nous :
- Collectons et traitons uniquement les données personnelles qui sont adéquates, pertinentes et non excessives, en vue de poursuivre les finalités déterminées et susmentionnées ;
- Pouvons vous demander de confirmer l’exactitude des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous êtes également invité à nous informer spontanément de tout changement dans votre situation personnelle afin que nous puissions nous assurer que vos données personnelles soient mises à jour.
Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?
Nous conservons les données personnelles que nous pouvons détenir à votre sujet uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou pour nous conformer à nos obligations légales ou règlementaires.
Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
Vous pouvez exercer les droits suivants dans les conditions et selon les limites autorisées par la législation:
- Le droit d'être informé à propos des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de la manière dont nous traitons vos données personnelles ;
- Le droit d’accéder à vos données personnelles telles qu’elles sont traitées par nous et, si vous pensez que des informations vous concernant sont incorrectes, obsolètes ou incomplètes, de demander leur correction ou leur mise à jour ;
- Le droit de demander l'effacement de vos données personnelles ou leur limitation à des catégories spécifiques de traitement ;
- Le droit de vous opposer, en tout ou en partie, au traitement de vos données personnelles ;
- Le droit de donner des instructions sur le sort de vos données après votre décès ; et
- Le droit de demander la portabilité des données, c'est-à-dire que les données personnelles que vous nous avez fournies vous soient restituées ou transférées à la personne de votre choix, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, sans entrave de notre part et sous réserve de vos obligations de confidentialité.
Une photocopie de votre pièce d’identité pourra vous être demandée afin de vous identifier, étant entendu que nous l’utiliserons uniquement pour vérifier votre identité et que nous ne conserverons pas cette photocopie après vérification. Quand vous nous enverrez cette photocopie, veillez à occulter votre photographie et votre numéro national d’immatriculation ou son équivalent. Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous traitons vos données personnelles, vous pouvez adresser votre demande à notre délégué à la protection des données en écrivant à l’adresse email : [email protected], qui l’étudiera. Dans tous les cas, vous avez aussi le droit de déposer plainte auprès des autorités de protection des données compétentes (pour la CNIL : www.cnil.fr).
Comment serez-vous informé des modifications apportées à notre notice d’information ?
Vous serez informé de tout changement ou ajout futur concernant le traitement de vos données personnelles décrit dans cette notice d’information par le biais de nos canaux de communication habituels (par exemple, par le biais de nos sites internet).